Comment donner un feedback constructif ?

Donner du feedback est une partie cruciale du travail de tout manager. S'il est bien fait, le feedback peut aider les employés à améliorer leurs performances, à établir la confiance entre les managers et les employés, et à s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Mais comment donner du feedback de manière efficace ? La méthode OSCAR est là pour vous aider. Explorons-la plus en détail.

Définition du feedback

Le retour d'information est une forme de communication qui vise à fournir des informations pour aider à améliorer un processus, un produit ou un comportement. Il implique le partage verbal ou non verbal d'informations entre deux ou plusieurs parties afin d'évaluer quelque chose, d'obtenir des informations et d'évaluer les performances. Le retour d'information peut être positif, négatif ou neutre et peut être formel ou informel.

La méthode OSCAR pour un feedback efficace

La méthode OSCAR de feedback est un outil de communication efficace grâce à sa structure, qui permet de s'assurer que le feedback reste productif et non conflictuel.

OSCAR est l'abréviation de

• Observation,
• Situation,
• Conséquence,
• Alternative,
• Résultat.

Chaque étape contribue à fournir une base positive sur laquelle construire un dialogue constructif.

O : observation

L'observation fait référence à l'acte d'observer une situation ou un événement de manière objective.

L'observation ici est essentiellement un bref résumé générique du comportement indésirable.

Il est important de rester objectif lorsque l'on fait ces observations car cela peut contribuer à ce que le retour d'information reste professionnel et centré sur les faits.

Exemples d'observations

• « J'ai observé que vous veniez souvent tard au bureau. »
• «J'ai observé que vous n'aidiez pas autant votre collègue XYZ. »
• «J'ai observé que vous continuez à envoyer des SMS sur votre téléphone pendant la réunion d'équipe. »

S : Situation

La situation fait référence au contexte dans lequel l'événement observé s'est produit. Cela peut impliquer des facteurs tels que les conditions environnementales, la dynamique de la communication, les relations et la complexité de la tâche.

La première chose qui vient à l'esprit de quiconque lorsqu'on lui fait part d'un feedback, c'est "quand est-ce arrivé ?" ou "Donnez-moi un exemple". C'est pourquoi la deuxième chose que vous devez énoncer tout de suite est une situation spécifique qui aide la personne à se souvenir.

Exemples

• "Par exemple, hier et avant-hier, vous êtes arrivé au bureau avec environ 15 minutes de retard."
• "Par exemple, aujourd'hui, lorsque votre collègue XYZ vous a demandé de vous asseoir avec lui pendant 5 minutes, vous avez dit non."
• "Par exemple, lors de la réunion d'hier, vous avez beaucoup envoyé de SMS sur votre téléphone."

C : Conséquence

Tout le monde a une façon de justifier ses actes, de se convaincre que ce qu'il fait est acceptable et qu'il y a une explication à cela. Si quelqu'un croyait vraiment que son comportement est mauvais, il ne commettrait pas cet acte en premier lieu. En fin de compte, chacun a un motif justifiable derrière toute action entreprise.

C'est pourquoi l'élément Conséquence est l'un des éléments les plus importants de tout feedback, car c'est là que vous montrez à l'autre personne comment ce comportement peut lui nuire à court ou à long terme.

Point important: Pour un impact maximal, assurez-vous d'associer tout préjudice comportemental à un élément auquel la personne peut s'identifier et auquel elle peut compatir - et non à un problème qui n'est important que pour vous.

Exemples

• "... et cela peut nuire à votre image professionnelle, retardant ainsi toute promotion potentielle."
• "... et cela peut donner une mauvaise impression de vous et affecter votre bilan annuel"
• "... si vous ne vous préparez pas à une réunion, vous risquez de vous retrouver dans une situation embarrassante si l'un des participants fait un commentaire qui révèle votre manque de préparation.."

A : Alternative

Vous avez réussi à décrire le comportement, à lui rappeler ses répercussions potentielles et, ce faisant, à créer une demande d'aide pour éviter les résultats négatifs. Pour atteindre le résultat souhaité sans effets négatifs, conformément à l'élément Conséquences, suggérez une autre ligne de conduite.

Remarque : Par conséquent, évitez les phrases telles que "Vous devez faire", "Vous devriez faire", ou tout autre langage impliquant des ordres. Optez plutôt pour des déclarations qui encouragent les comportements positifs et la prise de décision.

Exemples

• "Alternativement, vous pouvez essayer d'arriver au bureau 1 heure plus tôt et de partir tôt."
• "Vous pouvez faire savoir à votre collègue XYZ que, bien que vous soyez occupé pour le moment, vous serez ravi de lui donner un coup de main prochainement."
• "Sinon, vous pouvez vous excuser hors de la salle de réunion pour passer un appel rapide et revenir."

R : Résultat

Après avoir exposé les conséquences potentielles du non-respect des règles, il est essentiel d'insister sur les avantages de s'y conformer. Après tout, l'autre personne est probablement en train de penser : "alors pourquoi devrais-je faire ce que vous avez dit ?" En offrant une vision de la réussite en contraste avec l'échec, la personne comprendra exactement comment son comportement influe sur les résultats et sera plus enclins à le faire.

Exemples

• "En conséquence, votre équipe vous considérera comme un membre professionnel de l'équipe qui respecte la politique de l'entreprise."
• "En conséquence, votre manager et vos pairs vous considéreront comme un solide joueur d'équipe qui ajoute de la valeur à l'équipe dans son ensemble et qui ne se soucie pas seulement de son propre travail."
• "En conséquence, les gens comprendront l'urgence de la situation et vous resterez votre image professionnelle."

Quelques tips

• Un retour constructif doit se concentrer sur le processus ou le comportement plutôt que sur l'individu, ce qui signifie que la personne peut apprendre de ses erreurs et s'améliorer sans se sentir personnellement attaquée.
• Il est essentiel d'encourager le dialogue entre les deux parties afin d'identifier tout problème sous-jacent et de proposer des solutions qui contribueront à la réussite future.
• Restez précis et de fournissez des points clairs et exploitables sur lesquels la personne peut se concentrer.
• Attention au ton que vous utilisez et de vous assurer que votre message est porteur de soutien plutôt que de jugement ou de critique.
• Utilisez un langage positif et mettez l'accent sur la façon dont la personne peut apprendre de ses erreurs et évoluer.
• Fournissez des exemples spécifiques de ce qui peut être amélioré et comment, ainsi que des ressources qui pourraient les aider.

Conclusion

Lorsque vous donnez un feedback, il est important de se rappeler que l'objectif doit être de motiver et d'encourager la croissance plutôt que de critiquer ou de démoraliser quelqu'un. Prenez le temps d'écouter et de comprendre son point de vue avant de donner votre propre opinion.

Le feedback peut être un outil puissant lorsqu'il est utilisé correctement, mais il est important de se rappeler que tous les feedbacks ne sont pas égaux. Il doit être donné de manière réfléchie et respectueuse afin de maximiser son efficacité.

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