Vous avez l’impression de passer un temps fou en réunions ? Chaque année, les cadres y passent environ 24 jours, presque 5 semaines selon l’article de leFigaro.fr. Et il y a une raison à cela : les réunions sont souvent mal organisées. Découvrez dans cet article les mauvaises pratiques et comment les contrer !
En France, on aime beaucoup faire des réunions. Pour 36% des Français, c’est en effet le meilleur format pour arriver à prendre des décisions importantes (leFigaro, 2016). Cependant, vous remarquerez qu’elles prennent souvent beaucoup de temps et que l’on n’arrive pas toujours à répondre à la problématique qui suscite la rencontre. Alors, quelles sont les choses à éviter pour des réunions plus efficaces et plus rapides ?
1. Convier trop de personnes
Lorsque trop de personnes sont présentes à la réunion, le sujet va forcément dévier. Vous finirez sur des conversations hors-propos ou aboutirez à des réponses qui ne résoudront pas les problèmes. Ceux qui ont été invités en plus alors que le sujet ne les concerne pas vraiment risquent de s’ennuyer. En faisant venir quelqu’un qui n’a pas besoin d’être présent, vous lui prenez du temps : celui utilisé pour la réunion, plus celui qu’il n’utilise pas pour faire son travail. C’est une double perte ! Choisissez bien les personnes auxquelles vous demandez de participer à vos réunions : vous serez plus effectifs et personne ne perdra de temps. Si besoin, envoyez un récapitulatif de la réunion aux personnes qui sont concernées par le sujet, sans pour autant avoir réellement besoin d’être présentes lors du débat.
2. Les distractions
Le téléphone portable, outil indispensable de nos jours…est interdit dans les réunions ! Si vous organisez la réunion, vous êtes tout à fait en droit de demander aux participants de ne pas consulter leurs smartphones durant le laps de temps nécessaire aux échanges. Gardez un œil sur les tablettes et ordinateurs s’ils ne sont pas nécessaires, et encouragez la prise de note à la main. Si la réunion se passe à distance, préférez un appel vidéo à un appel téléphonique. Cela évitera que certains ne fasse autres choses pendant l’appel sans que vous ne vous en rendiez compte ! Dans le cas où vous faites régulièrement des réunions avec la même équipe, essayez d’établir des règles fixes et récurrentes, comme la non-utilisation des téléphones portables, être à l’heure, prendre des notes à la main, etc.
3. Monopoliser l’attention
Le meilleur moyen de faire taire tout le monde et de ne pas obtenir de retour est de trop parler ou de laisser certains gérer la réunion. Quelques personnes seulement y participeront, et le reste du groupe se taira et ne dira rien. Ce n’est pourtant pas l’objectif. Vous pouvez créer une sorte de guide qui explicitera les attentes de cette réunion et aidera les participants à s’y préparer. Ne faites pas simplement une liste des sujets à abordez, mais précisez qui parlera de quoi et pendant combien de temps environ. De cette manière, ils se sentiront plus à l’aise et à même de prendre part au débat, de partager leur point de vue et donc de contribuer à l’avancement du sujet. N’hésitez pas à impliquer votre équipe de participants dans le déroulement de la réunion. Cela peut passer par le fait de déléguer une partie de l’animation ou la rédaction du compte-rendu. Permettre à l’équipe de se réguler par elle-même s’avère profitable pour tous.
4. Ne pas s’arrêter au bon moment
Le sujet a été abordé sous tous les angles, chaque point a été traité et il vous reste du temps dont vous ne savez pas quoi faire ? Vous vous demandez donc si vous devez commencer sur un nouveau sujet ou revenir sur un point pour ne pas perdre ce temps si précieux et…stop ! Relaxez-vous et respirez. Résistez à votre envie d’utiliser ce temps pour avancer ou pour caser quelque chose d’autre. Si la réunion s’est bien passée et qu’elle est finie plus tôt, c’est vous tous qui avez été efficaces ! Alors récompensez tout le monde et mettez fin à la réunion plus tôt que prévu.
Pensez à ces astuces lorsque vous organiserez une réunion, et vous verrez qu’elles seront mieux gérées et plus rapides ! N’hésitez pas à commenter en bas de l’article pour partager vos propres astuces qui rendent une réunion plus efficace 😉
