Les voleurs de temps sont la bête noire de notre emploi du temps. Ils chamboulent notre organisation et nous retardent dans notre travail. Voici les leviers sur lesquels travailler pour perdre le moins de temps possible et être plus efficace.
Comme le dit le dicton : « le temps, c’est de l’argent ». Le temps est donc une ressource précieuse ! Une fois perdu, il est impossible de le rattraper. Et rien de pire que de perdre sa journée en choses futiles et de ne pas avancer sur les tâches les plus importantes, celles que l’on a entourées en rouge dans notre agenda pour les faire en priorité. Les fautifs, ce sont ces voleurs de temps chronophages, qui avouons-le, sont les mêmes pour chacun d’entre nous ! Alors quels sont-ils ? Et comment contrer leurs effets néfastes sur notre efficacité ? Nous vous donnons dans cet article quelques astuces pour réduire au maximum les pertes de temps qu’ils engendrent.
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L’efficacité personnelle
Il arrive que nous ayons des difficultés à nous organiser. Nous nous perdons dans les affres du temps sur Internet, les réseaux sociaux, nous nous enlisons dans de longues conversations au téléphone, divaguant sur des sujets hors de propos voire personnels. Il faut parfois être plus ferme, lorsque quelqu’un nous demande un service. Notre première réaction serait d’accepter parce que nous n’osons pas dire non. Cela impacte notre organisation et repousse nos propres priorités ! Si en plus, lors de nos recherches, nous sommes entravés par des dossiers mal classés, alors la perte de temps devient maximale.
A retenir : soyez ferme et osez dire non.
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L’efficacité des collaborateurs internes ou externes
Il peut s’avérer que ceux-ci ne soient pas assez productifs et nous ralentissent. Des réunions ou points mal préparés nous amènent en effet à perdre du temps, tout comme des retards dans les rendez-vous et reportings. Il faut également éviter les problèmes liés aux clients ou aux fournisseurs qui sont aussi chronophages lors de la recherche et application des solutions.
A retenir : préparez les rencontres avec les collaborateurs, soyez à l’heure aux rendez-vous et anticipez les problèmes des clients et fournisseurs.
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Le système d’information et de communication
C’est un axe primordial pour accélérer nos actions. Bien communiquer est la base de toute organisation efficace. Les flux d’échange doivent être fluides et formalisés, de façon à ce que les informations restituées soient comprises de tous. Il n’y aura ainsi pas lieu de s’étendre en explications supplémentaires ou de se perdre dans des quiproquos sans intérêt pour l’avancée du travail.
A retenir : utilisez une communication normée.
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La hiérarchie et l’institution
Les supérieurs hiérarchiques peuvent influer sur notre répartition du temps s’ils nous sollicitent en permanence et nous demandent d’effectuer certaines tâches au dernier moment. Par ailleurs, il est vrai que l’administration a la réputation d’être lente et elle peut en effet nous faire perdre un temps précieux à cause de ses protocoles lourds et qui paraissent souvent incontournables.
A retenir : prévoyez un délai non négligeable pour l’administration et les demandes imprévues de la hiérarchie.
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Les moyens techniques mis à disposition
Ces outils censés représenter une aide pour notre travail ne sont pas toujours vecteurs d’efficacité. Par exemple, cela arrive si les outils informatiques ne sont pas en bon état de marche ou que les locaux sont mal agencés. Il est d’ailleurs astucieux d’instaurer des emplois du temps pour l’utilisation d’appareils et de salles spécifiques, s’ils sont respectés par tous.
A retenir : mettez en place un emploi du temps pour les appareils et salles.
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La proactivité
Etre proactif montre tout simplement notre implication. Mais cette attitude est surtout source d’efficacité ! Le fait d’attendre que les ordres viennent d’en haut amène des contraintes, parfois des demandes contradictoires. En se prenant en mains et en étant autonome, en montrant clairement nos objectifs et en proposant des solutions, il devient alors possible de couper l’herbe sous le pied à notre hiérarchie en œuvrant sans attendre de prérogatives. C’est de cette manière que nous devenons proactif : nous accélérons le mouvement en prenant des initiatives. Un manager efficace est donc proactif envers ses interlocuteurs internes et externes, hiérarchiques ou non.
A retenir : soyez autonome et prenez des initiatives.
Vous avez maintenant toutes les clés en mains pour identifier les voleurs de temps au travail et les réduire au maximum ! Profitez-en et devenez un modèle d’efficacité 😉