Guide pratique de démarrage rapide au télétravail

Avec l’épidémie de la COVID-19, de nombreuses entreprises sont obligées de travailler à distance et certains employés demandent activement à travailler à domicile. Le télétravail est devenu aussi un recours pour les autorités publiques afin de contrôler la propagation de la crise sanitaire.

Certaines entreprises considèrent (ou souhaite) que ce mode de travail n’est qu’un épiphénomène et qu’un retour à la “normale” est inévitable. Mais même si le contexte semble pencher pour une tendance de fond, le télétravail soulève un tas de questions dont les réponses amènent parfois plus de doutes que de certitudes:

• si certains collaborateurs militent pour le télétravail, d’autres et plus particulièrement les jeunes pour qui l’entreprise représente un des lieux de socialisation, n’ont pas envie de se retrouver seuls chez eux. Faut-il traiter cet antagonisme et si oui, comment ?
• quel est l’impact du télétravail sur la créativité et surtout la créativité collective ainsi que sur l’échange dans un service ou inter-service ?
• le télétravail représente pour certains managers une perte de contrôle alors dans ces conditions comment construire la confiance et comment piloter la performance individuelle ou collective ?
• dans un contexte d’éloignement physique, les risques QVT ne sont-ils pas rendu plus difficilement détectables voire invisibles ? 

Chez b-flower, nous ne sommes pas des experts en santé publique, mais nous pouvons vous aider avec la mise en place du télétravail et le management à distance. Notre expérience du travail à distance, pour l’avoir pratiqué depuis plus de 10 ans, pour avoir accompagné plus de 200 entreprises sur la performance, le management, la motivation, le travail d’équipe, le pilotage et … le télétravail, nous permet de comprendre les défis et ce qu’il faut pour travailler efficacement ensemble sans se voir physiquement tous les jours. Si votre entreprise n’a pas encore vraiment établi une politique de télétravail claire et précise, voici une check-list pour vous guider au fur et à mesure de votre avancée. 

1. Préparez une stratégie de télétravail.

Avant d’écrire un ensemble de règles, assurez-vous de collecter les feedbacks et les demandes des managers et aussi des employés. Discutez de toutes les attentes, les objectifs et les capacités.

La minute légale : 

Le Code du travail définit le télétravail comme toute  forme d’organisation du travail, dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Article L-1222-9 du Code de travail

Le télétravail est mis en place dans le cadre d’un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur. En l’absence de ces derniers, lorsque le salarié souhaite recourir au télétravail, il et l’employeur formalisent leur accord par tout moyen. Est qualifié de télétravailleur tout salarié de l’entreprise qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du télétravail.

L’accord collectif, ou à défaut, la charte élaborée par l’employeur précise :

• les conditions de passage en télétravail, et en particulier en cas d’épisodes de pollution (au sens de l’article L.223-1 du Code de l’environnement) et les conditions de retour à l’exécution du contrat de travail sans télétravail
• les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en oeuvre du télétravail
• les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulations de la charge de travail 
• la détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail 
• les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail.

2. Communiquer à tous les salariés.

Envoyez une message avec la procédure de télétravail (la charte ou l’accord) définit à tous les membres de la société, soyez ouvert pour répondre à leurs questions. Ils en auront probablement plus que vous ne le pensez.

3. Identifiez les missions et les tâches qui peuvent et ne peuvent pas être effectuées, même partiellement, sans une présence physique au bureau.

Même si le télétravail est défini sur la base du volontariat et est ouvert à tous les salariés, vous, l’employeur pouvez refuser le télétravail à un salarié qui occupe pourtant un poste qui permet d’en bénéficier (dans les conditions prévues par accord d’entreprise ou par charte). Cependant, vous avez alors l’obligation de motiver votre réponse, en démontrant, par exemple, pourquoi les tâches exercées sont incompatibles avec le télétravail ou la présence du salarié est indispensable pour le bon fonctionnement de son service et de l’entreprise.

4. Effectuez un audit approfondi de vos infrastructures et des technologies utilisées par votre entreprise.

Assurez-vous que chacun dispose des outils dont il a besoin. Selon les conseils de la CNIL, vous devez :

• Éditer au moins un ensemble de règles minimales à respecter, et communiquez ce document à vos collaborateurs en fonction de votre règlement intérieur. 
• Si vous devez modifier les règles de gestion de votre système d’information pour permettre le télétravail (changement des règles d’habilitation, accès des administrateurs à distance, etc.), mesurez les risques encourus et, au besoin, prenez les mesures nécessaires pour maintenir le niveau de sécurité.
• Équiper tous les postes de travail de vos salariés au minimum d’un pare-feu, d’un antivirus et d’un outil de blocage de l’accès aux sites malveillants.
• Mettre en place un VPN pour éviter l’exposition directe de vos services sur Internet, dès que cela est possible. Activez l’authentification du VPN à deux facteurs si c’est possible.
• Mettre à disposition une liste d’outils de communications et de travail collaboratif adaptés au travail à distance, qui garantissent la confidentialité des échanges et des données partagées. 

5. Pensez aussi à assurer un espace de travail adapté.

Certains de vos employés n’ont peut-être pas assez d’espace à la maison, le bon équipement ou un environnement de travail sûr et confortable – le bruit, une chaise inconfortable ou tout simplement pas de vrai bureau disponible nuiront à leur productivité. Investissez et aidez vos télétravailleurs à créer un bel environnement de travail à domicile. L’argent que votre entreprise économise sur les dépenses du bureau physique peut ensuite être investi dans du matériel pour vos équipes en télétravail.

6. Assurez-vous que chacun dispose des compétences dont il a besoin.

Assurez-vous que vos employés sont à l’aise avec les différents matériels et logiciels. Formez les rapidement et donnez-leur l’occasion de s’entraîner. Former aussi les managers au management à distance

7. Vous aurez également besoin d’un protocole de communication clair

Ce protocole devrait inclure: les coordonnées de chacun; les contacts d’urgence et d’assistance, les canaux de communication que vous utiliserez – e-mail, messagerie instantanée, etc.; comment les employés doivent répondre aux clients; comment et quand les équipes se coordonnent. 

8. Mesurer les premiers KPIs

Lors de la mise en place de ces étapes, il est également judicieux d’identifier des moyens de mesurer l’efficacité du travail à distance pour votre équipe. Une fois ce télétravail v1.0 installé, ces données vous permettront de réfléchir à ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et pourquoi.

Nous espérons que vous avez trouvé ce guide utile. Nos conseils pas-à-pas vous aideront à installer une véritable politique de télétravail positive et performante qui bénéficieront vos collaborateurs ainsi que votre activité économique. Chez b-flower, nous aidons les entreprises à pérenniser leur télétravail, surtout les entreprises qui ont rencontré des difficultés après une mise en d’un télétravail en marche forcé à cause de la pandémie de COVID-19.