En ce moment, le Mobile World Congress bat son plein à Barcelone. C’est l’occasion de se pencher sur le speed meeting. Ce dérivé du speed dating est tout droit venu d’un évènement en lien avec le Mobile World Congress : l’Imagine Express ! Dans cet article, découvrez un nouveau mode de réunions, pour les rendre plus dynamiques, efficaces et courtes.
En 2016, Airbnb acquiert la start-up espagnole Trip4Real, une plateforme qui met en relation des touristes avec des habitants de la région dans laquelle ils se trouvent pour prendre part à des activités locales : déguster des produits régionaux, prendre des cours de cuisine, ou encore visiter des quartiers. Plutôt sympa l’idée, vous ne trouvez pas ? Ce que vous devez savoir, c’est que Trip4Real est née en 2014, dans… un train.
Imagine Express : le concept innovant qui a vu naître Trip4Real
L’Imagine Express est l’un des évènements développés autour du Mobile World Congress, qui a démarré son édition 2018 lundi dernier à Barcelone. Pendant un voyage de 4 jours en train, les participants (13 esprits créatifs, 13 ingénieurs informatiques et 13 jeunes entrepreneurs), qui ne se connaissent pas à l’avance, ont le défi de former des équipes de 3 dans le but de générer des projets d’entreprise dans le secteur mobile. Partis de Barcelone, les jeunes participants prennent le temps de se connaitre et se regroupent avant d’arriver à Paris, construisent leur business plan avant d’arriver à Londres, et présentent leurs idées aux investisseurs pendant une rencontre en mode speed dating sur la grande roue du London Eye. Puis ils remontent sur l’Imagine Express. Les meilleures équipes reçoivent le financement nécessaire et un mentorat pour mener à terme leur idée. Une fois à Barcelone, les gagnants présentent ainsi leur projet dans le cadre du 4YFN « 4 Years From Now » du Mobile World Congress et sont installés dans des incubateurs d’entreprises de cette ville. Trip4Real était l’une de ces idées imaginées à bord de l’Imagine Express lors de sa première édition.
Le speed meeting, pour faciliter les échanges
Basé sur son prédécesseur romantique, le speed meeting n’est pas réservé aux start-ups recherchant des investisseurs. Il s’organise aussi, de plus en plus, pour permettre aux chefs d’entreprises de nouer un maximum de contacts en un minimum de temps : les participants présentent leur entreprise en quelques minutes ; la cloche sonne (ou pas) ; on tourne. Echange de cartes de visite ou d’idées, nouveaux clients, partenariats pour le développement… Chacun y trouve son objectif.
Éveiller l’intérêt en quelques minutes est un défi de taille. C’est le principe de l’elevator pitch que nous avions abordé dans un autre article de blog intitulé 30 secondes pour convaincre. Mais pourquoi ne pas intégrer le speed meeting dans les pratiques quotidiennes de nos organisations ? Dans les bureaux du monde entier, il y a plus de réunions que jamais auparavant. D’après les enquêtes, les managers consacrent environ 40 à 50% de leur temps aux réunions et les salariés en général près de 30%. Il n’est donc pas surprenant d’entendre que nous sommes en réunion trop souvent, trop longtemps et avec trop peu de résultats.
De la réunion classique au speed meeting
Comment pouvez-vous transformer vos réunions en speed meeting internes ? Voici nos conseils :
- Si vous ne voulez pas que la réunion prenne trop de temps, retirez les chaises ! Les réunions debout sont en moyenne entre un tiers et cinquante pour cent plus courtes et donnent de meilleurs résultats. Tout le monde est impliqué, personne ne peut se cacher derrière un ordinateur portable ou griffonner des cercles dans un cahier, et l’inconfort accélère la discussion.
- Prévoyez des réunions minutées courtes (10-20 minutes). L’animateur garantit la durée et le focus sur le sujet de la réunion. La ponctualité est exigée.
- Placez tout le monde en cercle. Cela instaure un sens de parole et chaque participant prend la parole à tour de rôle de façon structurée. Exemple : fait, à faire, autre information pertinente. Ou encore : KPIs (indicateurs de performance), problème, solution proposée.
Ce type de réunion est particulièrement adapté pour la gestion de projets ou pour le partage d’informations au sein d’un groupe. Les speed meeting ne remplacent pas tous les types de réunions.
Ces « réunions debout », tenues régulièrement (et pourquoi pas au quotidien) permettent de réduire considérablement les réunions classiques, améliorent la circulation de l’information au sein de l’entreprise et développent l’esprit d’équipe. Alors passez des réunions classiques et du speed dating au speed meeting !
P.S. : Si vous êtes curieux comme moi, cliquez ici pour voir le teaser « Imagine Express » !
