Trop de réunions qui n’aboutissent à rien ? Des échanges inexistants ? De nombreuses entreprises font face à ces problèmes. Il est cependant possible d’optimiser ou d’instaurer ces moments de communication. Découvrez les démarches à mettre en place pour trouver un juste milieu, un mode de réunion et de partage adapté.
Déjà abordée dans notre article Le speed meeting, votre future réunion préférée, l’amélioration des réunions est un sujet central et classique du management. Voici donc d’autres pistes que le speed meeting, pour facilement redynamiser vos points d’équipes !
Un constat tranché
Lorsque l’on évoque les réunions dans les entreprises, on se trouve souvent confronté à deux pratiques contradictoires : L’hyper-réunion ou réunionite : elle a malheureusement acquis sa popularité en devenant un véritable syndrome, une maladie aigüe des organisations. Elle constitue le trop commun excès de réunions : en effet, nombre de managers reconnaissent passer plus de 60% de leur temps hebdomadaire en réunion (étude 2013 Boston Consulting Group). L’hypo-réunion et même dans sa phase la plus aigüe, l’absence de réunion : cet autre excès se rencontre fréquemment lorsque les collaborateurs sont, soit éloignés, soit très autonomes, soit dans des secteurs très différents, soit encore lorsque les réunions ont déçu… soit pour ces quatre raisons (pas de chance !) !
Fort heureusement pour vous, que vous soyez en hyper ou en hypo-réunion, il existe des outils pour remédier à cela.
Deux démarches
En effet, deux démarches, convergentes sur ce sujet, sont venues à votre secours : le Lean management et le Scrum.
Le Lean, tout d’abord, propose un outil appelé Management Visuel.
Il consiste en l’affichage d’informations (la plupart du temps des indicateurs, des résultats… les fameux « KPI’s ») accessibles aux équipes opérationnelles. Souvent mis en pratique à l’aide de tableaux blancs de type Velleda, il permet : de donner de la visibilité sur l’activité en illustrant les données de manière graphique, d’identifier les dysfonctionnements, d’en analyser les causes, d’afficher les informations structurantes de l’entreprise, de représenter l’organisation et la vie de l’équipe. La clé du Management Visuel réside dans son appropriation par les équipes de terrain qui, à terme, mettent à jour le tableau elles-mêmes et y interagissent.
Pour ce faire, le « Kamishabaï », ou « théâtre de papier » en japonais, constitue un élément déterminant : en donnant vie aux réussites et aux axes de progrès à l’aide de cartes ou post-it de couleurs (vert et émoticon souriant pour un bon résultat, rouge et émoticon mécontent pour un mauvais résultat) directement collés sur le tableau, il implique de manière ludique et visuelle les collaborateurs.
Le Scrum, ensuite, définit des principes de développement de projets informatiques en mode Agile (en accord avec l’Agile Manifesto, bonnes pratiques de points d’équipes quotidiens 2001). Parmi ces principes, il présente des justement appelés « Scrum » ou « mêlée » en anglais, comme au rugby.
Première bonne pratique : la mêlée est quotidienne, pas d’exception à la règle.
Deuxième bonne pratique : la mêlée respecte strictement les time boxes ou créneaux horaires définis.
Troisième bonne pratique : la mêlée est courte (5 à 15 minutes maximum) et sa durée est immuable. Tout ce qui n’a pas été traité sera traité lors de la mêlée suivante.
Quatrième bonne pratique : la mêlée s’effectue debout (évidemment !). C’est ce qu’on appelle un « stand up meeting » : pas le temps de s’écouter parler !
Une solution sur-mesure
Vous l’avez compris : le remède contre l’hypo ou l’hyper-réunion réside dans la combinaison de ces deux outils, le Management visuel et Scrum.
Voici donc 5 principes que nous avons dégagés de ces démarches afin de garantir le succès de vos réunions d’équipes :
Principe 1 : Tout comme dans Scrum, vous organiserez une mêlée (quotidienne ? hebdomadaire ?) avec votre équipe et n’en modifierez pas la fréquence.
Principe 2 : En vous inspirant des time boxes, vous respecterez scrupuleusement les horaires que vous vous êtes fixés.
Principe 3 : Les formats courts et sans chaises ( !) vous préférerez (15 minutes si quotidien, 45 minutes si hebdomadaire).
Principe 4 : Comme en Management Visuel, des outils mobilisateurs vous utiliserez : tableaux avec indicateurs/ résultats, codes couleurs et émoticons…
Principe 5 : Pour mobiliser vos équipes, impliquer les collaborateurs dans la présentation de ces points, vous devrez.
Vous voilà désormais armés pour affronter les deux syndromes de la réunion en entreprise : 2 outils, 5 principes et… de la persévérance. Car n’oubliez pas : pour s’installer, les rituels managériaux ont besoin de temps. N’hésitez donc pas à répéter, et répéter encore, pour ancrer ces nouvelles pratiques. A vous de jouer !
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